文公子

現在已經進入5G年代,媒體可謂無處不在,無時不直播,因此,在危機發生後,如何應對傳媒,絕對要明白當中的宜忌。文公子先和大家分享一下,何謂「宜」?

首先,應該先設立危機新聞發布中心,作為機構唯一發放消息的單位,令危機傳訊受到嚴密的控制;並選定單一的發言人,其他機構內的人員都不准在未經授權下,就事件發表言論或接受訪問,以統一發言的渠道,以免對外發放的訊息混亂甚至自相矛盾。公關並應主動通知傳媒發言人的聯絡方法,以便傳媒可輕易找到正確的消息來源跟進事件。

而作為發言人,應盡量接聽傳媒的查詢,並盡量配合其需要,令傳媒感覺到機構極為願意合作。如果對於某些問題未能即時回覆,應詳細記錄每一個查詢,然後盡快回覆,切勿答應回覆最後卻不了了之,放棄讓公眾聽到機構的聲音的機會。

企業或機構應向傳媒主動提供詳盡及即時的資料,當事件有任何新發展時,都應即時通知傳媒;資料的編排,以簡單清楚為主,以方便傳媒引述,並利用傳媒的正面報道,盡快冷卻危機。

文公子一向建議,危機由未發生前開始管理,因此,被選定的發言人,事前均須接受應對傳媒的訓練。在接受訪問時,發言人應明白何謂「言多全失」,要做到「先思考,後發言」,盡量主導整個過程,將公司要發放的訊息,完整而充分地向傳媒透露,並切記不能說謊。

如果遇上不友善的問題或質詢,發言人都應以大方得體的笑容面對,將話題引導向有利自己的方向,切忌閃爍其詞,身體語言更不宜閃閃縮縮。鏡頭前,發言人必須假設所說的每句說話,都會被刊登出來,所以必須「慎言」。其實在當今直播盛行,每次訪問時說的每句說話,都一定已經在出街,發言人除了對發言的內容要謹慎外,連語氣、表情、眼神、態度甚至肢體動作,都要非常小心,因為都是訊息的一部分。

在接受完訪問後,公關應在當天的稍後時間跟進,探問記者或編輯是否明白發言人所聲明的內容,並查詢是否需要進一步資料,以表示對新聞界的重視和關心。在報道出街後,公關亦應視乎報道的角度和完整性,作進一步的跟進,如有誤報,務必立即澄清,並作出進一步的聲明,以正視聽。

近年香港發生了各式各樣的危機,未知大家認為,政府各部門的發言人,在應對時,是否能勝任呢?

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