大廈保安要外賣員出示身份證屬違規
物管公司無提供不侵私隱替代方法 私隱公署更新指引釐清權責
訪客進入大廈時要出示身份證登記，或住戶領取特區政府派發的口罩時需要填寫資料，這些都是日常生活中常見場景，但物業管理公司可能要求多多，或未能妥善保管資料，導致侵犯私隱，市民須多加留意。個人資料私隱專員公署昨日就4宗近期有關物管公司的投訴發表調查報告，指該4間物業管理公司不當收集、保留及使用業戶及訪客個人資料，其中有公司不必要地要求外賣平台送餐員出示身份證才允許進入，其實工作證等其他身份證明文件亦可用作訪客身份登記。公署同時更新《保障個人資料私隱—物業管理界別指引》，釐清物管團體權責。◆香港文匯報記者 唐文
去年12月5日，一名外賣平台送餐員向個人資料私隱專員公署投訴指，他在進入筲箕灣東旭苑一個單位時，被保安員要求必須出示身份證作訪客登記，接待櫃枱上亦有必須使用身份證登記的告示。外賣員曾提出以工作證進行訪客登記，惟保安員明確表示只會接受身份證。最後，在沒有出示身份證的情況下，外賣員被拒進入大廈。
個人資料私隱專員公署認為，涉事的「怡信物業管理有限公司」事實上可選用其他侵犯私隱程度較低的方法，例如接受工作證登記，或與住戶核實到訪目的，但怡信並未提供其他不侵犯私隱的替代方法，做法屬違規。
公署首席個人資料主任（投訴）陳美儀指出，身份證資料敏感，可用作永久識別個人身份，雖然相關《實務守則》沒有禁止物管人員查看訪客身份證，但必須同時提供其他選項。
領口罩登記資料竟無遮無掩
另一宗個案涉及一間物管公司在派發口罩活動中，沒有覆蓋登記領取口罩住戶的姓名、地址等資料，被住戶投訴。去年6月，上水清河邨的屋邨辦事處協助政府派發口罩予每戶居民，居民領取口罩後，須於一張簽收紙上登記姓名、住所單位、領取日期並簽署。該簽收紙為共用表格，涉事的「創毅物業服務顧問有限公司」卻未有採取措施遮蓋已登記的住戶資料，其他人填資料時甚至途人經過都可「盡覽無遺」，創毅亦未告知住戶資料的保存期限。公署調查後，認為創毅沒有妥善保存住戶個人資料，並指就特定目的（如派口罩）收集資料時，應擬訂個人資料的保存期限。
屋苑追欠款通告盡洩48業主姓名
亦有住戶因欠款被物管公司「示眾羞辱」。今年3月，管理長洲桂濤花園的「昌生物業代理及管理有限公司」在屋苑公共地方的告示板張貼收業主集資款項的通告，上面附有48名業主的英文全名、單位完整地址及未繳付的金額等資料。公署認為，昌生旨在透過通告告知全體業主，因部分人未按時繳款，導致桂濤花園財務緊張，並提醒該些業主盡責，但其實告知無須採用公開張貼的方法，將通告發送至涉事業主的信箱，已可達到追收欠款的效果。
另有「柏匯」住宅一名住戶表示，收到另一名業主來電，查問下發現，竟是大廈一名保安將他的電話透露予對方。私隱專員鍾麗玲表示，管理大廈的「尊家管業有限公司」保安員擅自向他人披露投訴人的電話號碼，明顯不符合收集和使用資料的目的。
公署指，過去5年，針對物管界別的投訴每年介乎120宗至約160宗，因應行業發展，公署已同步更新《保障個人資料私隱—物業管理界別指引》，內容涵蓋最常見的處理個人資料範疇。例如大廈公眾地如設有閉路電視，公眾應明確被告知正受到閉路電視監察，以及監察目的；收集訪客的身份證號碼前，物管經理必須考慮採取其他方法核實訪客身份等。
公署又建議物管團體引入個人資料私隱管理系統，將個人資料私隱保障納入團體的管治責任。
